Un responsabile AI a tempo parziale: quando ha senso per una PMI

Fra il consulente che porta un progetto e l'assunzione di una figura dedicata c'e' una terza strada: qualcuno che si prende la responsabilita' di governare il tema, per poche giornate al mese. Ha senso in casi precisi, e in altri e' una spesa elegante e inutile.

Che cosa fa, concretamente

Non costruisce sistemi. Fa quattro cose che un fornitore di progetto non fa e che nessuno in azienda ha tempo di fare:

• Decide le priorita' fra le richieste che arrivano dai reparti, e soprattutto dice di no a quelle che non reggono.
• Valuta i fornitori da una posizione competente: legge un preventivo e sa distinguere fra una stima seria e una ottimistica, cosa che dall'interno e' molto difficile.
• Tiene in ordine il perimetro normativo: registro dei sistemi in uso, formazione, valutazioni d'impatto, regole su che cosa puo' uscire dall'azienda.
• Ferma le cose. E' la funzione meno richiesta e la piu' utile: chi ha costruito un sistema non lo spegne mai, chi non l'ha costruito puo' farlo.

Quando conviene rispetto a un consulente di progetto

Il discrimine e' se avete piu' di un'iniziativa. Con un progetto solo, un buon fornitore basta. Con tre reparti che chiedono cose diverse, senza qualcuno che coordini vi ritrovate tre strumenti che non parlano fra loro, tre contratti con condizioni diverse e nessuno che sappia quanto state spendendo in totale — che e' la situazione piu' comune nelle aziende medie dopo due anni.

Il secondo discrimine e' la continuita'. Un consulente di progetto finisce con il progetto; questa figura resta, e la sua utilita' cresce con la memoria che accumula.

I tre segnali che non vi serve

1. Non avete ancora completato niente. Prima di governare occorre avere qualcosa da governare: il primo progetto si fa con un fornitore e un referente interno.
2. Avete gia' qualcuno che potrebbe farlo. Un responsabile di produzione o di organizzazione curioso, con qualche giornata liberata e una formazione seria, funziona meglio di un esterno: conosce i processi, che e' la parte difficile.
3. Il problema e' tecnico, non di scelta. Se sapete gia' cosa volete e vi manca chi lo costruisce, vi serve un fornitore, non un governo.

Come si struttura perche' funzioni

• Un numero di giornate fisso e una persona interna di riferimento. Senza l'interlocutore interno, l'esterno produce documenti che nessuno legge.
• Un mandato scritto che includa il potere di dire di no. Se puo' solo proporre, diventa un altro venditore.
• Indipendenza dai fornitori. Chi sceglie i fornitori non puo' essere uno dei fornitori: e' il conflitto di interesse piu' frequente in questo mestiere e va messo nero su bianco.
• Una scadenza. Un anno, poi si valuta se serve ancora. Spesso la risposta corretta e' no, perche' nel frattempo la competenza e' passata all'interno — ed e' esattamente l'esito che dovreste volere.